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Termo de Uso do Sistema de Controle de Protocolos

1. Apresentação

Este sistema de controle de protocolos/processos/documentos foi desenvolvido para oferecer uma gestão eficiente, segura e rastreável de documentos físicos e digitais dentro de instituições públicas ou privadas. Ao acessar e utilizar o sistema, o usuário concorda com os termos e condições aqui descritos.

2. Importância do Sistema

O sistema tem como propósito modernizar a gestão documental, proporcionando:

  • Transparência e rastreabilidade de documentos;
  • Eficiência administrativa com redução de uso de papel;
  • Controle total de processos e documentos;
  • Fortalecimento da gestão pública com mais controle e agilidade;
  • Acompanhamento de prazos e métricas para decisões estratégicas;
  • Ambiente seguro e com histórico de ações por usuário.
3. Uso Pessoal e Intransferível

Cada usuário é responsável pelas ações realizadas com seu acesso ao sistema. O login é pessoal e intransferível, sendo proibido o compartilhamento de credenciais. O uso indevido pode resultar em bloqueio de acesso e medidas administrativas.

4. Regras Gerais de Funcionamento
4.1 Protocolos
  • Apenas o criador pode editar, concluir ou reabrir um protocolo;
  • Não é possível excluir protocolos. Utilize a opção "concluir" com status “cancelado”;
  • O acesso ao protocolo é limitado ao criador e aos tramitados, com permissões específicas;
4.2 Anexos
  • Apenas o responsável pelo envio pode excluir um anexo;
  • Anexos são permitidos na edição do protocolo ou da tramitação;
  • Formatos aceitos: documentos Office, PDF, imagens (.jpg, .png), respeitando o tamanho máximo definido;
4.3 Tramitações
  • Tramitação permite o envio de protocolos entre funcionários e setores;
  • Pode ser feita na criação ou edição do protocolo, ou na própria tramitação;
  • Somente o destinatário pode marcar como "recebido";
  • Após o recebimento, a tramitação não pode ser modificada nem reenviada;
5. Considerações Finais

O uso correto deste sistema contribui diretamente para a melhoria dos serviços públicos, o fortalecimento institucional e o aumento da eficiência administrativa.

O não cumprimento das regras estabelecidas pode acarretar restrições de acesso e medidas disciplinares conforme a política interna da organização.

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